Ima svakakvih gotovih rješenja na netu ali su po mom mišljenju malo prenatrpana i komplicirana. Tebi treba neko jednostavno rješenje tipa web aplikacije, a to nije problem napraviti. Možeš to naganjati i u Sharepointu (aplikacija za Windows Server) ali i on je ponekad malo preopširan. Imao sam sličnu situaciju u firmi gdje radim, koristimo Sharepoint ali se pokazao malo preopćenit za naše potrebe. Onda sam napravio jednu malu i brzu web aplikaciju sa kojom traženu informaciju dobiješ sa jednim klikom miša. Nađi nekoga da ti složi aplikaciju, to je relativno brzo gotovo i ne košta puno. Bolje je imati neko specijalizirano rješenje u kojem se lako snaći, a održavanje aplikacije je svedeno na minimum.
Eto to je moje skromno mišljenje. Ako trebaš kakav savjet javi se na PM.
Pozdrav