Jok, centraliziraj to na jedno mjesto (neki postojeći komp ili novi server, kako god) pa onda od tamo izrađuj dodatne kopije backupa itd. Te sve fajlove što oni imaju na svom kompu mogu biti na tom centralnom file-serveru, targetiraj na svakom klijentu mapu my doc na server, možeš napraviti i sinhornizaciju offline filesa tak da i ako server rikne - svatko ima lokalnu kopiju kod sebe. Što se tiče mail-klijenta - otprdi ih s toga, otvori ima gmail domenu i nek koriste web mail, što bi bilo savršeno za tako malu mrežu.
Možda malo pretjerano za mrežu od 6 kompova, no ako se budete širili - već imaš sve riješeno...