Baza u excelu vs access
 

Trebam napraviti bazu za izradu procjene rizika

Dobro baratam excelom i do sada sam baze radio u excelu no kao što znate, excel nije baš dobar za baze
U accessu imam vrlo malo prakse, ono znam neke sitne temeljen stvari ali ne i stvari tipa kreiranje izvješća

Ono što mi treba je baza radnika koja se lako da unaprijediti s novim podatcima o radnicima (tipa promjena organizacijske jedinice ili mjesta rada) te brisanje i dodavanje novih radnika.

Do sada je to izgledalo ovako: imam bazu radnika u excelu i kad dođe novo stanje u excelu, ja radim kopiju baze i onda u njoj uz pomoć formula countif i vlookup tražim dupliće te ih onda kopiram u postojeću bazu no problem je da većinu kopiranih stvari ne provjerim što se sve točno promijenilo jer bi za takav posao trebalo jako mnogo vremena

Drugi najgori dio je što sve moram onda kopy-pejstat u word i slagati ručno tablice a a u stvari bi trebao izvješća tipa da označim da radnici pripadaju određenim grupama i onda da se automatski generiraju izvješća za te grupe (recimo da mi se u dijelu izvješća pobroje sva radna mjesta su u toj grupi, pa onda ukupan broj radnika (jer neki možda imaju isti naziv radnih mjesta) i sl. podatci)

Da li se takvo što može napraviti nekom automatikom u accessu?
Inače neznam programirati tako da bi tablice trebale biti što jednostavnije

Po meni, jedine tri prednosti Access-a su u tome (a) što može brže obraditi veliku količinu podataka, (b) ne može se nešto slučajno promijeniti/obrisati tako lako kao u Excel-u i (c) ako je database jako komplicirana, da se logički rasčlaniti u više tabli povezanih relacijama.

(a) više nije ni toliko bitno, jer je jeftinije baciti novac na i7 sa 32 Giga i nastaviti u Excelu nego ići napisati novu novcatu aplikaciju u Access-u.

Da sam na tvome mjestu, sudeći po opisu posla, ja to ne bih prenosio na Access. Ne bi puno dobio, a namučio bi se bez potrebe (morao bi naučiti SQL i Access formove i reporte - a vjerojatno i VBA, jer to što tebi treba ne zvuči kao nešto što Access može napraviti 'drag and drop').

Ja bi radije ostao na Excel-u, naučio VBA i automatizirao što mi treba pomoću Macro-a... puno fleksibilnije.

Ja bi upravo obrunuto rekao. Naime mislim da acess to njegovo može drag and dropom napravit jer može čak utrpat i sve u jednu tablicu ili može rasčlanit po potrebi na par tipa mjesta rada posebno itd.

Možda da proba za početak postojeću tablicu importat u excell ... ?

Postojeća tablica i jest u excelu. Access uopće ne koristim već razmišljam o njemu zbog mogućnosti izrade izvješća koja su mi puno bolji izbor nego recimo "mail merge" u wordu koji radim na temelju excel baze da bih generirao puno izvješća u kratkom vremenu
recimo treba mi za cca 500 izvješća jer je inače alternativa ručno traženje po već postojećim izvješćima i mijenjanje svakog gdje je došlo do promjene podataka o radniku. A recimo da svaki tjedan dođe 50ak promjena...

Znači, koliko sam ja to shvatio, nova baza nije kompletna nego dobiješ samo promjene? Pa ti onda moraš naći tko se promijenio i ažurirati stari red (ili ga izbrisati?)

Ako je gore navedeno točno, onda mislim da ti ne gine sređivanje toga dijela u Excel-u... Iako mislim da bi se i to moglo automatizirati s VBA - ovisi koliko ti vremena uzme, i kako često ti treba.

Ako baš hoćeš probati Access, mislim da ima opcija da koristi Excel fajlove kao banke podataka (umjesto svoje vlastite), tako da nećeš morati puniti pa prazniti Access tablu svaki puta.
Što se tiče izvješća (vjerojatno ćeš koristiti Forms, jer Reports su više za liste), nisam baš dobro shvatio da li su svi u istom formatu, ili je drukčiji format za svaku grupu. Bilo kako bilo, ako su formati različiti, morat ćeš vjerojatno
- dodati stupac u tablu - gdje ćeš označiti kojoj grupi pripada
- napisati Form za svaku grupu
- napisati Query za svaku grupu - za izolirati sve pripadnike te grupe
- linkati svaki Query s odgovarajućim Form-om

Tako bi se to napravilo prije par godina, možda su u međuvremenu izmislili nešto pametnije...

Da, nova baza nije kompletna već dobivam samo promjene...

Ovo za kombiniranje excel fajlova kao banke podataka bi bilo super! Nisam znao za to.
Izvješća su u istim formatu

Ovaj postupak koji su opisao, to bi zamijenilo "mail merge" oliti cirkularno pismo u wordu, jer tako trenutno radim izvješća

Ma da - otprilike...

Postupak bi bio otprilike ovako -

1. Kreiraš novi fajl u Access-u
2. Linkaš excel fajl (External Data -> Excel) (slika 01)
3. Selektiraš "Link" (a ne "Import") i nađeš Excel fajl (slika 02)
4. Selektiraš "Prvi red su imena polja" (pretpostavljam da jesu) (slika 03)
5. Kreiraš novi "Form" (slika 04)
6. Promjeniš pogled s "View" u "Design" (slika 05)
7. Desni klik na "Form Header" vrpcu, odaberi "Header/Footer" (da nestanu, jer će smetati) (slika 06)
8. Ubaci "Page Break" na dno (jer hoćeš svakoga na drugu stranicu, pretpostavljam) (slika 07)
9. Smanji malo veličinu polja za tekst, da ne ide van stranice (slika 8)
10. Idi na "Print Preview", pa vidi kako izgleda

Ako nešto promjeniš u Excelu dok je Access otvoren, morat ćeš pritisnuti "Refresh" dugme u Access-u (slika 09) - inače se neće automatski ažurirati.

Puno hvala :goood:

A gle, baza je baza, a excel to nije.

ja bi čak radije išao na SQL express i podesio da mogu preko excela vaditi podatke

samo što neznam SQL ni u tragovima + access imam instaliran kao dio office paketa. Sve što se treba dodatno instalirati mi je veliki problem na poslu

Koja verzija Accessa ili Excela je najstabilnija za sada? 2010?

Koja je po tebi najnestabilnija za sada?

Ja bih rekao da su sve stabilne, od verzije 2007 nadalje.
2007 će uskoro prestati ažurirati (ako već nisu), pa bi bilo bolje naći što noviju.

Po meni ti ne gine potpuni prelazak na Access (kad je vec ukljucen u Office paket). Ili neku drugu bazu podataka.

Da, zahtijevat ce dosta ucenja, ali onda pomocu alata ukljucenih u sam Access (forme, izvjesca) imas rijeseno i unos novih, unos promjena te izvjesca. Sve manje vise uz WISIWIG rjesenja.

Vecina danasnjih baza podrzava import iz Excela, a uz malo logike mozes dobiti izvrsno organizirane tablice.

I da, izvjesca iz baza podataka su daleko bolje i brze rjesenje od mail merge metoda.